転職の履歴書は手書きとパソコンどっちがいいの?について解説します。

転職活動でも就職活動同様に提出書類が一次選考の材料となるケースもあるので、書類の作成には非常に気を遣いますよね。

そこで気になるのが履歴書・職務経歴書は手書きするべきなのか、それともパソコンで作成するべきなのかということだと思います。

いったいどちらが適切かつ好印象なのかと迷ってしまいますよね。

書く内容に比べれば、手書きかパソコンかなど些細なことのようにも感じられますが、その些細なことが選考結果に悪影響を与えてしまう可能性もないとは言えません。マイナスポイントになりかねない要素は、できるだけ排除して臨みたいところです。

そこで今回は転職時に提出する履歴書・職務経歴書を手書きとパソコンどちらで作成するのが適切なのかということについて、詳しく解説していきたいと思います。

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転職の履歴書は手書き・パソコンはどちらでもOK

まず結論から言いますと、転職時に提出する履歴書は手書き・パソコンどちらもでオッケーです。

履歴書と職務経歴書という2つの書類は、書類としての区分が異なります。履歴書は応募者の基本データを確認・保管するための《私文書》ですが、職務経歴書は選考の際に評価対象となる《ビジネス文書》です。

《私文書》である履歴書に関しては、手書きにするべきかパソコン作成するべきかという明確な決まりごとはありません。一般的には手書きされることが多いですが、パソコンで作成しても問題はないでしょう。

一方で、《ビジネス文書》として扱われる職務経歴書は、できる限りパソコンで作成するべきだと考えてください。

今現在勤務している会社で、社内や取引先から送られてくる書類が手書きということはほとんどないですよね。ビジネス文書には正確さと伝わりやすさが求められるので、パソコンで作成するのが基本なのです。職務経歴書に関しても、それらと同様にパソコンで作成するのが適切と言えるでしょう。

職務経歴書をパソコンで作成する3つのメリット

メリットの多さという面から考えても、職務経歴書は手書きよりもパソコンで作成するのがおすすめです。

職務経歴書をパソコンで作成するメリットは大きく分けて3つあります。

  • 作成時の作業効率が高い
  • 採用担当者が読みやすい
  • データを手元に残すことができる

パソコンで作成すれば、間違いを修正したり、途中で大幅に内容変更をすることも容易に行えます。手書きの場合は、少しでも間違えたり、書き直したい部分が出てきたら、また白紙に一から記入しなければなりません。

また、レイアウトやフォーマットの細かい調整をいつでもすぐに行うことができるのも、パソコン作成の利点です。

作成時に無駄な労力を使わずに済むというのは、書き手側にとっては大きなメリットと言えるでしょう。

読み手である採用担当者にとっても、一定のフォントと行間で書かれたパソコン作成の職務経歴書は読みやすいものです。

職務経歴書はその性質上、どうしても文字数が多くなりがちです。しかも記入できるスペースは限られているので、手書きにするとよほど上手に作成しない限りごちゃごちゃとした読みにくいものになってしまいます。

限られた時間で大量の応募者からの書類を読まなければならない採用担当者のことを考えれば、職務経歴書はパソコン作成の方が望ましいことは明白でしょう。

さらに採用担当者が複数いる場合には、職務経歴書を先方が社内でデータでやり取りする可能性もあります。スキャンしてデータ化すると、手書きの文字はつぶれて判別しにくくなってしまいやすいので、そういう意味でも手書きは避けるべきでしょう。

データを手元に残すことができるのも、パソコン作成のメリットです。

面接の際には、職務経歴書の内容について質問されることもあります。パソコンにデータが残っていれば、事前に自分が書いた内容をおさらいして臨むことができますが、手書きの場合、同じことをしようと思うと、あらかじめ提出前に書類をコピーして保管しておかなければならず、余分に手間がかかります。。

また、複数の企業に応募する場合は、すでに作成した職務経歴書のデータをベースとして再利用することができ、これもまた作業効率を上げることにつながります。履歴書は手書きでも構わないことも多いですが、職務経歴書はビジネス文書なので、基本的にはパソコンで作成するべきです。

転職時の履歴書の手書きとパソコン、それぞれが採用担当者に与える印象とは

手書きとパソコン、それぞれの書類が採用担当者に与える印象というのも気になるところですよね。

履歴書に関しては、上でもご説明した通り、手書きでもとりたてて悪い印象を与えるということはありません。むしろ、手書きを好む企業や採用担当者も一定数いるようです。

手書きならではの熱意を伝えたい、字のきれいさに自信がある…というように、手書きでアピールしたいと考えているのであれば、履歴書はパソコンにこだわらず、手書きで作成してもよいでしょう。

ただし、字が雑だったり修正跡が複数あるなど、明らかなマイナスポイントがあれば、当然、印象は大幅にダウンしてしまうので、注意が必要です。一方、パソコンで作成するべき職務経歴書をあえて手書きにするのにはリスクが伴います。真剣さや意欲の表れととらえてもらうことができればよいのですが、むしろ手書きという作業効率の悪い方法を選択する=要領が悪い、適切な手段を判断することができないと評価されてしまう可能性が高いのです。

また、パソコンで職務経歴書を作成する方が、最低限のパソコンスキルがあることを示す効果もあります。

基本的には、履歴書はともかくとして、職務経歴書を手書きで作成することがプラスに働くという確率はかなり低いのが実情です。

転職時に職務経歴書を手書きする時の注意点

もし、企業から指定されるなど、何らかの理由で職務経歴書を手書きで作成することになった場合、読みやすいものにするために注意してほしいことが1つあります。

提出する原本は手書きにする場合でも、作成する際にはできるだけパソコンで作成したものを印刷して見本にするようにしてください。

職務経歴書を一から手書きで作成しようと思うと、どうしても読みやすいバランスに仕上げるのは非常に難しいものです。

その点、パソコンで一度作成してみると、文字の大きさや行間、一行の文字数などが適度なバランスに整ったものになります。それを見本にすれば自然と手書きでも読みやすい職務経歴書を作成することができるでしょう。

読みにくくなりがちという手書き作成のデメリットを軽減するために、パソコンを最大限活用しましょう。

職務経歴書のフォーマットを手に入れる方法

職務経歴書というのは、履歴書と違って、転職活動の際に初めて必要になるものです。転職が初めてという方にとっては、どのような用紙を使えばよいのかすらわからないこともあるかもしれません。

履歴書にはJIS規格という決まった形式がありますが、職務経歴書には実はそのような書式などの決まりごとはありません。

したがって、ごく一般的なA4サイズの白紙に自由に記入するというのも1つの方法です。

とは言え、まったくの白紙から読みやすく必要な情報がすべて集約された職務経歴書を手書きで作成するのは容易なことではないので、避けた方が良いでしょう。

職務経歴書も履歴書と同じようにあらかじめ用意されたフォーマットを利用して作成することをおすすめします。職務経歴書の用紙を入手する方法としては、主に以下のようなものがあります。

  • ネット上でテンプレートをダウンロードしてプリンター・コンビニなどで印刷する
  • Amazon、楽天市場など通販で購入する
  • コンビニ・文具店などで履歴書と職務経歴書のセットを購入する

上記の中でも、最もおすすめなのが1つ目のネット上のテンプレートを利用する方法です。たいていの場合、ワード形式やエクセル形式などでパソコンで作成することができるようになっているので、上でご紹介したあらかじめパソコン作成したものを見本にするやり方にも利用しやすくなっています。

専用の用紙として販売されているものを利用する場合、通販では職務経歴書単品の物を購入することも可能です。

一方でコンビニや文具店などでは職務経歴書単品の取り扱いはほとんどなく、基本的には履歴書とセットになっているものを購入することになります。

転職時に手書き履歴書・職務経歴書のコピー提出は絶対NG!その理由とは

履歴書に記入する情報は個人情報や簡単な職歴など、提出先によって変わることがない内容なので、1つ1つの会社のためにいちいち手書きするのが面倒に感じる人もいるかもしれません。

また、職務経歴書に関しても、同じ内容になる部分に関してはコピーでもいいのではないかと思ってしまいますよね。

しかし、手書きの履歴書・職務経歴書のコピーを企業に提出するのは絶対にNGだと考えるべきです。

毎回新しく用紙に印刷できるパソコン作成のものと違い、手書きの書類をコピーすると、それが原本でないことは確実に受け取った相手もわかってしまいます。

明らかに他社との使いまわしであろうと判断できるコピーの履歴書・職務経歴書を提出するというのは、非常に失礼な行為です。その企業に対するモチベーションや熱意がないと判断されて、それだけで大きく評価を落としてしまうリスクもあります。

手間をかけずに書類を作成したいのであれば、手書きにこだわらずパソコンで作成する方が断然良いでしょう。

書類の作成方法も評価対象かも!?適切な方法を選ぼう

同じ企業に提出する書類でも、その種類によって適した作成方法は異なります。

《書類は手書きの方が熱意が伝わる》という考え方も間違いではありませんが、効率が重視される転職活動では、適切な手段を選ぶことも非常に重要なのです。

採用の合否は本当に些細な理由で決まってしまうこともあります。書類の作成方法1つで、希望していた企業に落ちてしまうということもないとは言えません。

ぜひ履歴書や職務経歴書は、それぞれ適切な方法で作成することを心がけましょう。

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